Как не терять счета клиентов в спаме — чек-лист главбуха

Классический сценарий: 27-го числа проверяем оплату, счёт от подрядчика «не пришёл», подрядчик клянётся что отправлял 18-го. Заходим в junk — счёт там. Услугу отключили, объект встал, начались разборки. Что настроить, чтобы этого не было.

Почему счета вообще падают в спам

Спам-фильтр — вероятностный алгоритм. Он не различает «настоящий счёт от Ромашки» и «фейковый счёт от мошенника, притворяющегося Ромашкой». Особенно если:

• Тема письма содержит «Счёт», «Задолженность», «Требование оплаты» — эти слова часто в фишинге.
• PDF-вложение с типовым именем (invoice.pdf, Schet_12345.pdf).
• Контрагент отправил с нового домена (недавно зарегистрированный сайт компании) или с почты вроде rc.oplata.ru.
• Ссылки на сайт с оплатой через SBP — Rspamd/SpamAssassin могут не отличить их от фишинговых.
• У отправителя не настроены SPF/DKIM/DMARC (см. гайд) — большинство приёмников автоматически кидают такие письма в junk.

По нашим наблюдениям в 2333.ru (реальный трафик малого/среднего бизнеса за первые полгода 2026-го): около 4-6% легитимных счетов от контрагентов ловятся в junk-папку. Это редко достаточно, чтобы обжечься, но регулярно достаточно, чтобы потерять один-два платежа в квартал.

Шаг 1. Белый список постоянных контрагентов

Открываем список контрагентов из 1С (или ERP), берём топ-20 по обороту — их email добавляем в белый список почты. Это самый большой рычаг — 80% ваших входящих счетов идут от 20% контрагентов.

Как добавить в белый список — по клиентам

• Gmail / Google Workspace: Настройки → Фильтры → Создать → «От: contract@romashka.ru» → «Никогда не отправлять в спам».
• Яндекс.Почта / Яндекс 360: Настройки → Правила обработки → Создать правило → адрес → «Не помечать как спам».
• Mail.ru / VK Workspace: Настройки → Правила фильтрации → Добавить → «От» → адрес → «Не спам».
• Outlook / Microsoft 365: Параметры → Почта → Нежелательная почта → Надёжные отправители → добавить домены целиком (@romashka.ru).
• 2333.ru / Roundcube: Настройки → Фильтры → Sieve → New → From matches «@romashka.ru» → Move to INBOX + Set flag «$Junk» remove.

Шаг 2. Ритуал проверки junk

Самое дешёвое и самое надёжное — заходить в junk-папку раз в день. Не долго (обычно 10–20 писем), обычно 30 секунд. Задача — увидеть в списке subject что-то похожее на легитимный счёт.

Практика:

• Календарь: событие «Проверить junk» ежедневно в 10:15 (после первой чашки кофе, до совещаний).
• В большинстве почтовых клиентов есть «пометить все прочитанными» в junk — оставляем как есть, не удаляем.
• Обнаружили счёт → «Не спам» → письмо перелетает в inbox, автоматически добавляется в белый список у большинства почтовиков.

Шаг 3. Фильтр «счета — в отдельную папку»

Все письма с PDF-вложением и словами «счёт», «акт», «упд», «invoice» в теме — переносим в папку Счета, минуя junk-фильтр. Это работает даже если письмо от нового контрагента, которого нет в белом списке.

Правило Sieve для 2333.ru / Roundcube

require ["fileinto", "envelope", "regex"];

if allof (
  header :contains "content-type" "application/pdf",
  anyof (
    header :regex "subject" "(?i)(счёт|счет|invoice|акт|упд|оплата)",
    header :regex "subject" "(?i)(задолженност|доплат)"
  )
) {
  fileinto "Счета";
  removeflag "\\Seen";
  stop;
}

То же в Gmail (через Настройки → Фильтры)

• Условие: «Содержит слова: счёт OR счет OR invoice OR акт OR УПД» + «Есть вложение»
• Действие: «Пропустить входящие» + «Применить ярлык: Счета» + «Никогда не отправлять в спам»

Шаг 4. Второй канал с контрагентом

Простое правило договора: «Если срочный счёт — продублируйте в Telegram/WhatsApp/по телефону». Это не про технологии — это про процесс. Устно проговорите с 5-6 ключевыми поставщиками — часто хватает.

Для контрагентов, которые часто пропадают в спаме, можно завести отдельный ящик — например, oplata@company.ru — и попросить их слать счета только туда. На этот ящик спам-фильтр можно ослабить (или вообще выключить), потому что публично адрес не светите.

Шаг 5. Квартальный аудит junk

Раз в квартал (например, при закрытии периода):

1. Экспортируете junk-папку за последние 90 дней в отдельную (или скачиваете как mbox/eml).
2. Пробегаете глазами по subject-line — 15 минут.
3. Все счета/акты/УПД, которые ошибочно там оказались, — вытаскиваете.
4. По каждому такому кейсу: добавляете отправителя в белый список.

После 2-3 квартальных чисток «утечки» практически прекращаются — вы своими руками обучаете фильтр за счёт белых списков.

Что реально помогает на серверной стороне

Если у вас корпоративный почтовый сервер (не Gmail/Яндекс) — часть настроек делает системный администратор:

• Bayesian-обучение — Rspamd/SpamAssassin учатся на письмах, которые сотрудники сами пометили как «не спам». Обычно уже включено, но проверить стоит.
• Порог блокировки — по-умолчанию Rspamd блокирует при score ≥ 15. Для бухгалтерского ящика можно поднять до 20, чтобы меньше ложняков.
• Whitelist на уровне сервера — по домену контрагента, а не только per-user. Так помогает всем сотрудникам сразу.
• Логирование причин попадания в спам — если пишете разбирательство с контрагентом, полезно приложить точные symbols, из-за которых письмо было rejected/quarantined.

Если работаете через 2333.ru

Мы держим двухслойную защиту:

1. Rspamd с публичными фидами (Spamhaus, SURBL, OpenPhish, URLhaus) — режет очевидный спам ещё на SMTP-этапе, не доходя до вашей почтовой программы.
2. AI-фильтр spam-brain на локальной LLM — читает контекст письма (счёт от Ромашки — легитимный, «Претензия.zip» — фишинг), не только regex.

Плюс дополнительные детекторы: подделка типа «Alasca ECO <noreply@evil.com>», typosquat-домены под ваши бренды (alasса.ru с кириллической «а»), QR-код в PDF-счёте с левой ссылкой, подмена сендер-домена в существующей цепочке переписки (BEC).

Все белые списки настраиваются в веб-интерфейсе (Roundcube → Фильтры → Sieve), а также централизованно администратором для всех сотрудников сразу.